Turbulente tijden. De wereld is in een blitz-tempo veranderd. In luttele weken lag het wereldwijde bedrijfs- en sociaal leven ondersteboven …
Tegelijkertijd wordt van iedereen verwacht dat alle bedrijfsactiviteiten gewoon door blijven draaien.
De kans is groot dat je dit nu leest vanaf je bureaustoel thuis, in plaats van je werkplek op kantoor. Dat is nogal wat! Voor sommigen kan het aanvoelen als een zegen, terwijl anderen misschien de routine en structuur van de gebruikelijke kantooromgeving missen. Maar deze ‘virtuele’ werkomgeving zal nu en in de toekomst realiteit zijn, meer de norm worden, zeker in een volatiele wereld zoals nu.
Indien je daarom het beste uit deze situatie, uit jezelf én jouw team wil halen, dan kan je voor jezelf een schema maken met de zaken die voor jou van belang zijn. Voor nu, maar ook voor later. Zodat je altijd voorbereid bent op situaties waarin je zal moeten werken op afstand. En waarin je zal leidinggeven op afstand!
Misschien wil je op vaste momenten contacten onderhouden met jouw eigen manager en jouw team?
De behoefte aan duidelijke doelstellingen en vooraf afgesproken teamnormen is nu nog groter dan anders. Iedereen moet immers weten wat van hen verwacht wordt.
Thuis werken kan eigenlijk ontzettend prettig zijn, omdat je in jouw eigen veilige omgeving vaak tot de meest creatieve oplossingen komt voor problemen die op de fysieke werkvloer al lang bestaan.
In dit artikel wil ik je graag wat leidraden geven die jou in staat stellen deze ervaring tot het uiterste te benutten.
Zodat jij het beste uit jezelf én jouw ‘remote’ team haalt, en jullie als team gewoon door kunnen blijven knallen in deze bizarre tijden!
#1 Schep eerst orde in de chaos
Hier kan ik kort over zijn: wanneer chaos regeert, dan dien je allereerst wat zaken voor jezelf op een rij te krijgen. Chaos kan aan het begin eng zijn, maar chaos biedt ook fantastische mogelijkheden en nieuwe inzichten.
Op dit moment heerst er veel onzekerheid en stress en dat is natuurlijk helemaal niet gek. Een wereldwijd virus met een ‘lockdown’ als gevolg: iets dat normaliter alleen in films voorkomt is nu werkelijkheid geworden. Ik zal verder niet uitweiden over de details, dit artikel gaat immers over het werk dat voor je neus ligt. Maar als je een beetje angstig bent, dan is dat volkomen begrijpelijk.
Probeer daarom de basis voor jezelf op orde te krijgen. Dit doe je door duidelijke verwachtingen en richtlijnen voor thuiswerken te scheppen. Jouw leidinggevende zal je ongetwijfeld al verteld hebben wat hij of zij van jou verwacht. Nu is het jouw taak, om dat vervolgens door te spelen aan jouw team. Dus: hoe gaan we dat aanpakken?
Indien de verwachtingen van jouw manager helder zijn, dan loont het de moeite om dit voor jezelf uit te schrijven op een manier die voor jou helder is. Want pas dan ben je in staat dit ook naar jouw team te communiceren.
Schrijf dan ook alles op: de zaken die je nu tot je beschikking hebt, maar ook de doelstellingen die moeilijker aan te pakken zijn. Probeer deze laatstgenoemde dan als eerste aan te pakken. Dan ga je al richting orde en vervalt er een stukje stress en chaos.
#2 Heb je alles wat je nodig hebt?
Vraagt jouw manager bepaalde zaken, die nu technisch wat minder goed mogelijk zijn? In dat geval raad ik je aan om zonder schroom om hulpmiddelen te vragen. Het kan zomaar zijn dat een teamlid thuis geen goede computer heeft staan, of dat sommigen vanwege een groot en druk gezin niet altijd kunnen communiceren.
Probeer jouw teamleden te helpen met zulke kwesties, want zij vertrouwen op jou! Er is niets ergers dan in tijden van wereldwijde stress een teamlid nog meer laten stressen. Indien jouw leidinggevende bepaalde resultaten wil behalen, dan dien jij daar ook de middelen voor te krijgen.
Wanneer dit wordt aangeboden, communiceer dit dan direct naar jouw team. Zijn er zaken die nog steeds niet door iedereen goed opgepakt kunnen worden? Overweeg dan om wat taken aan een ander teamlid te delegeren, of taken doorheen heel je team te verspreiden. Zo ontlast je teamleden die de meeste weerstand ondervinden van het thuiswerken.
Je kunt bijvoorbeeld iemand die normaliter veel klantencontact heeft een administratieve klus geven, indien deze persoon thuis met drie kinderen ‘vast’ zit. In zulke perioden moeten we roeien met de riemen die we hebben en een beetje extra creativiteit kan dan zeker geen kwaad.
Stel de taken per dag vast, per week en per maand. Vervolgens kan je voor jezelf een overzicht maken van jouw teamleden en hun kernkwaliteiten. Wanneer je ziet dat bepaalde kwaliteiten overlappen, dan kan je de werkzaamheden van deze teamleden onderling uitwisselen.
#3 Communiceer duidelijk en vaak naar jouw team toe
Met bovenstaande methode is het natuurlijk van essentieel belang, dat je jouw teamleden tijdig en duidelijk op de hoogte brengt van jouw plannen. Hiervoor bestaat een viertal speerpunten, dat van belang is:
- Communiceer doeltreffend
- Communiceer proactief
- Kies de beste communicatie-optie
- Geef feedback die werkt
Je kan jouw globale plan in samenspraak met alle teamleden afstemmen met behulp van diverse online tools, zoals Zoom en Skype. Je bent dan ook zelf heel vrij in het bepalen van de groepsgrootte en –samenstelling, net zoals het geval is op een reguliere vergadering op kantoor.
Probeer direct al aan te voelen waar misschien knelpunten kunnen ontstaan en geef deze teamleden wat extra aandacht. Vooral als je gaat schuiven met taken, want dit kan aan het begin een beetje verwarrend zijn.
Daarom is het van groot belang dat je zeer duidelijk bent in jouw doelstellingen:
- Waarom wil je bepaalde zaken op die manier aanpakken?
- Waarom wil je juist net díe taken aan een ander teamlid geven?
- Waarom ben je van mening dat juist díe oplossing de beste is?
Nadien kan je met ieder teamlid onderling om de virtuele tafel, om extra aandachtig speerpunten te bespreken. Luister dan zeker goed naar jouw teamlid en vraag goed door.
Thuis werken is een hele ommezwaai voor sommigen, jouw teamleden zullen je absoluut dankbaar zijn wanneer je dit serieus neemt en rekening houdt met hun (on)mogelijkheden.
Het kan misschien een poosje duren voordat de rust weer enigszins wederkeert, maar met duidelijke verwachtingen en proactieve communicatie, inclusief heldere feedback, kom je er zeker. Daarom is het ook zo belangrijk, om onderling vertrouwen te scheppen.
Hoe meer dit aanwezig is, hoe gemakkelijker de verandering zal zijn.
#4 Het belang van vertrouwen
Ik kan niet genoeg benadrukken hoe ontzettend belangrijk vertrouwen in elke interpersoonlijke relatie is. Juist op de ‘virtuele’ werkvloer!
Je ziet elkaar immers niet meer dagelijks, dus het scheelt enorm wanneer je met jouw teamleden een vertrouwensband hebt opgebouwd. Zij zullen dan bepaalde veranderingen veel gemakkelijker aannemen, dan een team waarin vertrouwen moeizaam gaat.
In dit artikel heb ik eerder al benadrukt hoe communicatie en vertrouwen hand in hand gaan.
Wanneer je bepaalde doelen wilt bereiken, dan zal je vooral duidelijk moeten zijn in jouw communicatie. Zodat hier geen verwarring in ontstaat. Dit is al de eerste stap naar vertrouwen, want het geeft jouw teamleden het gevoel dat je eerlijk bent. Geen verborgen agenda: je vertelt gewoon hoe de vork in de steel zit.
Daarna zal je vrijwel direct met reacties vanuit jouw team te maken krijgen. Bewust zijn over de manier waarop je feedback geeft en ontvangt zal jou helpen met het voor elkaar krijgen van jouw doelen. Zorg ervoor dat je 100% tijd en aandacht hebt voor elk teamlid en wees betrokken bij zijn of haar standpunt. Ook als je het er niet mee eens bent! Het is enkel een kwestie van jouw perspectief aanpassen. Je weet pas wat een ander doormaakt, als je een poosje in de schoenen van deze persoon hebt gelopen.
Vertrouwen bestaat juist uit betrokkenheid, dus neem elke vraag, elke klacht en elk probleem serieus. Probeer daarna samen met jouw teamlid naar een constructieve oplossing te zoeken, die beide partijen geruststelt. In dit artikel kan je veel waardevolle informatie terugvinden over constructieve feedback, inclusief de manier waarop je middels feedback onderling vertrouwen opbouwt.
In elk gesprek dien je uit te gaan van de teamdoelstellingen, de kennis en vaardigheden van jouw medewerkers én de mogelijkheden die openliggen. Probeer flexibel om te gaan met de omstandigheden en je zult vanzelf zien, dat jouw team je hierin zal volgen. Persoonlijke aandacht leidt tot betere prestaties!
#5 Heb je behoefte aan wat meer houvast?
Het kan voor iedere manager lastig zijn om zaken in een kort tijdsbestek om te gooien. Daarom heb ik hieronder een voorbeeld geschetst van richtlijnen met betrekking tot telewerken en communicatie met jouw team.
Dit is slechts een voorbeeld!
Elk bedrijf is anders, dus de kans is groot dat de specifieke activiteiten en tijden voor jou niet werken. Pas gerust aan wat aangepast moet worden en probeer samen met jouw team tot een ideale invulling te komen.
|
Activiteit |
Wie | Tijdstip |
| Korte (de-)briefings via video-chat (bijvoorbeeld Zoom) |
Hele team | 9:00 en 15:00u dagelijks |
| Specifieke team meetings via video-chat (afhankelijk van afzonderlijke projecten en afdelingen binnen het team) | Teamleden die hierbij betrokken zijn | 10:00u wekelijks |
| 1-op-1 gesprekken via video-chat | Ieder teamlid | Wekelijks in te plannen (1-op-1 gesprekken kan je het beste spreiden zodat je aandacht erbij blijft) |
| Tijd die je investeert in jouw eigen taken en communicatie met jouw manager en derde partijen (klanten, partners, leveranciers, …) | Alleen jij zelf | Dagelijks voor en/of na de team meetings tussen 11:00 en 17:00u |
|
Dagelijkse korte update per email: · Stand van zaken en huidige doelen · Lopende projecten · Behaalde successen · Verbeterpunten en ‘lessons learned’ |
Hele team | 17:00u dagelijks |
| Kennisontwikkeling: online opleidingen, online uitwisseling & networking | Ieder afzonderlijk (op eigen tempo) |
Vóór de team meetings en/of na de dagelijkse updates |
Zoals je ziet overlappen vooral je eigen werkzaamheden, maar als manager zal je vast en zeker een mooie invulling hieraan kunnen geven. Uit de praktijk blijkt dat we ’s ochtends vroeg wanneer we net wakker zijn, over veruit de meeste concentratie beschikken om planningen te maken en eigen taakjes op te pakken. Besteed deze tijd dus nuttig, want op die manier kan je efficiënt je dag plannen.
Ook is het slim, om bepaalde regels op te stellen met betrekking tot communicatie.
Denk aan bijvoorbeeld:
• Beantwoord dringende zaken het liefst direct, via telefoon, sms of WhatsApp.
• Beantwoord niet-dringende zaken het liefst ook binnen 24 uur via e-mail of telefoon.
• Gebruik je telefoon en de agenda in je telefoon voor zaken die opgevolgd moeten worden, dan kan je handige herinneringen instellen.
• Houd ook rekening met de e-mail policy van het bedrijf, indien deze bestaat. Je werkt vanuit huis, maar dit hoeft de klant natuurlijk niet te zien.
Nog meer leidraden nodig?
H
et boek ‘Leiding geven op afstand’ van Gonny Vink is een praktijkverhaal over waarom en hoe zij dit bij haar organisatie, work21, introduceert.
Loslaten van de (natuurlijke) behoefte aan controle door een leidinggevende is ongetwijfeld haar belangrijkste advies.
#6 De ultieme Productief Vergaderen leidraad
Nu je veel vergaderingen en besprekingen op afstand doet, is het belangrijker dan ooit om effectief en productief te vergaderen!
Evenzo belangrijk is het om de ‘fun’ en teamgeest erin te houden.
Ik bied je een stap-voor-stap leidraad aan in de vorm van een kort maar krachtig online programma.
Als je deze consequent volgt en toepast ga jij met jouw ‘remote’ team en collega’s weer leuk én productief vergaderen!
Jij boekt deze resultaten:
- Je bereidt jezelf én de deelnemers beter voor op de vergadering
- Je vergadert over de juiste onderwerpen met de juiste deelnemers
- Je bepaalt het kader en de doelstelling beter
- Je maakt vergaderen weer leuk voor jezelf, jouw ‘remote’ team én jouw collega’s
- Je leidt de vergadering beter
- Je hanteert doeltreffende vergaderregels, vergadertechnieken en rolverdelingen
- Je hebt een leidraad om effectief en productief te vergaderen
- Je wint tijd in alledaagse vergaderingen en periodieke bijeenkomsten
- Je formuleert een duidelijke agenda
- Je wordt een rolmodel op vlak van productief vergaderen
CLICK HIER en ontdek meer over PRODUCTIEF VERGADEREN
Het ziet ernaar uit dat jouw team en jijzelf de komende weken thuis zal werken.
Heb je er al bij stil gestaan dat dit ook een opportuniteit is om de connectie en het vertrouwen met ieder van jouw teamleden te versterken?
Maar ook om zelf te groeien als leider?
Mijn werk (en website) is gewijd aan het delen van inspiratie, tools en middelen om jou,
(nieuwe) leidinggevende, te helpen het beste uit jezelf én jouw team te halen.
Met als resultaat dat je met jouw team bijdraagt aan productiviteit, bevlogenheid, succes en werkgeluk.
En jij jouw rol opneemt met meer voldoening en zelfvertrouwen.
Ik wens je veel succes!
Zorg goed voor jezelf en de anderen ?
Fabienne Renders